Penso que a expressão significa que a aprovação da viagem "ultrapassa" o viajante, ou seja, não basta a sua confirmação ou justificação contra apresentação de algum documento, toda a documentação terá de passar pela aprovação ou autorização de um responsável superior.
Foi o que entendi, mais ou menos, depois de ler o parágrafo deste documento:

Department Travel Handbook

There are four fundamental principles a traveler needs to know about Federal travel:

c. Except in emergencies, travel must be authorized in writing and in advance by an official at least one level above the traveler. The authorization must include the purpose(s), place(s), dates, conditions, limitations, and estimated costs of the travel, as well as accounting information; and
http://www.osec.doc.gov/ofm/OAP/TMD/Documents/Travel Handboo...